Effektivare offentliga upphandlingar kan spara 85 miljarder kronor. En kommun sticker ut som ett positivt exempel, visar en färsk rapport från Entreprenörskapsforum.

En viktig aspekt i Sveriges återhämtning, när nedstängningarna lyfter på allvar, är offentliga upphandlingar. Effektivare affärer kan spara 85 miljarder kronor, visar en rapport från Entreprenörskapsforum.

Fyra förändringar föreslås, som inte kräver lagändringar och som öppnar för fler små- och medelstora företag att delta i upphandlingar.

De ska ses som ett inspel till politiker och andra beslutsfattare att fatta kloka beslut för att få fart på svensk ekonomi efter corona, sammanfattar rapportförfattaren Hugo Laigar, statsvetare vid Stockholms Universitet.

– Problemen är utbredda, och tröskeln hög för företag som saknar tidigare erfarenhet, säger han till fPlus.

”Mindre företag får svårt att planera”

För det första bör myndigheter redovisa en tydlig upphandlingsplan på sin webbsida. Det underlättar för företag att lämna ett inte sällan omfattande anbud inom bestämda tidsramar. I dagsläget berättar en del myndigheter ingenting i förväg, andra är öppna och planerar för flera år framöver.

– Att myndigheter inte har någon samsyn är ett jätteproblem. Speciellt mindre företag får svårt att planera och leverera, säger Hugo Laigar.

För det andra bör myndigheter tidigarelägga framtida upphandlingar, vilket säkerställer leverantörernas intäkter. En metod är att dela upp upphandlingen i olika anbudsområden i varierande storlek, så att företag kan dela på offentliga kontrakt.

– Samtidigt är det ett sätt för kommuner att hålla igång arbetsmarknaden.

Ett tredje förslag är att etablera en bra dialog mellan upphandlare och leverantör, enligt Hugo Laigar.

Att det är lite si och så med kommunikationen är inget nytt. Frågan har stötts och blötts mer än en gång. Dialogen sker främst genom enkäter eller inspel till förfrågningsunderlag. Med den tekniska utvecklingen ökar företagens möjlighet, till exempel via webbinarium, att komma med synpunkter i en upphandlingsprocess, framgår av rapporten.

Hugo Laigar konstaterar att aktörerna har olika utgångspunkt. Upphandlare är rädda att diskriminera, att ge för mycket information till en leverantör, och väljer då att strypa informationsflödet. Företagen är osäkra när och hur kontakten ska tas. Resultatet är trubbiga frågeformulär som ger begränsad information.

– De goda initiativ som finns är så få, att det blir en effekt på marginalen.

En kommun sticker ut

En kommun som kan tjäna som modell är Alingsås. I slutet av juni, i samband med att kommunens nya hemsida släpptes, lanserades även en ny e-tjänst som underlättar kontakten med upphandlingsenheten, rapporterar Upphandling24.

Helena-Maria Olsson Hedberg, upphandlare, ser fördelar för såväl kommun som företag. Leverantörerna får en väg in och bättre möjligheter att följa statusen på sina ärenden, med stöd av historik och statistik kan kommunen leverera bättre service.

– Målet har varit att få en användarvänlig tjänst samtidigt som vi får bra underlag i de ärenden som kommer in, säger Helena-Maria Olsson Hedberg till Upphandling 24.

Rapporten från Entreprenörskapsforum rekommenderar även att krav på enbart offentliga referenser slopas. Det är ett onödigt hinder för nya leverantörer att få in fot på den offentliga marknaden, som inte har med förmågan att leverera det som efterfrågas. Alternativet är en utförlig produktbeskrivning från den som lämnar anbud.

– Lite slentrianmässigt så är det enbart offentliga referenser som gäller. Det är en trygghetsfråga. Eftersom ingen vill göra dåliga affärer, så använder flera kommuner samma referenser, trots att LOU ger flera alternativ, säger Hugo Laigar.