Kritiken mot upphandlingarna

Från botten till toppen – så reformerades upphandlingsarbetet

I backspegeln syns ineffektiva upphandlingar och dyra inköp. Genom framrutan avtecknar sig en slagkraftig verksamhet som sparar pengar. ”Få ifrågasätter numera utvecklingen på enheten”, konstaterar Björn Jacobsson, Migrationsverkets inköpschef.

Han är varken en försiktig general eller fullfjädrad slugger. Men Björn Jacobsson tillstår att han borde ha gått lite tuffare fram i reformeringen av Migrationsverkets inköps- och upphandlingsenhet.  

– Då hade omvandlingen gått snabbare, slitningarna sannolikt varit färre. Samtidigt handlar det om att lära känna en stor organisation, då kanske man inte kan gå fram som en bulldozer.

Men låt oss kliva in i skeendet från start.

Norrköping sommaren 2016. Konsulten Björn Jacobsson får propån att söka tjänsten som inköps- och upphandlingschef efter nio månaders arbete som konsult med anskaffning av asylboenden. I ryggsäcken finns erfarenhet av inköpsarbete från flera privata företag.

Med ena benet i det offentliga och det andra i den privata sektorn har han visat vad han går för och har fått delar av verksledningen intresserad av de förändringar han skulle vilja genomföra, även om inte alla i detalj förstår vad det innebär.

– En vidsynt och resonabel chef för avdelningen för verksamhetsstöd bidrog också till att jag sökte tjänsten och slutligen tackade ja Det är inte alltid man söker ett jobb, utan viktigast är en bra chef, konstaterar han.

Ingen har koll på hur mycket myndigheten köper produkter och tjänster för.

Han möts av en enhet med medelmåttig status på verket. På enheten vet ingen riktigt hur många leverantörer verket har, ingen har koll på hur mycket myndigheten köper produkter och tjänster för. Medarbetare utväxlar främst mejl och dokument än gör affärer med sina leverantörer. En begränsad effektivitet råder i hanteringen av upphandlingar och inköp. Men det som sticker ut mest är frånvaron av konkret kontakt och dialog med leverantörerna.

Tillståndet påminner om 70-80-talen och gör Björn Jacobsson bekymrad. En myndighet av Migrationsverkets dignitet borde ha en mer effektiv inköps- och upphandlingsenhet. 

– Enheten ges inte möjlighet att jobba systematiskt och gå på djupet med arbetsuppgifterna, samtidigt som verksledningen, av naturliga skäl, främst har fokus på verkets kärnuppdrag och därmed inte har lika stort intresse för att göra bra affärer, säger han.

Det som delvis överraskade honom var den stundtals allmänna inställningen till arbetsplatsen och ibland även ambitionsnivån i delar av verksamheten. I andra arbetskulturer är det också viktigt och även vanligt med förändring för organisationens utveckling och överlevnad. Vid tidpunkten, så såg man delvis restriktivt på allt detta, konstaterar Jacobsson.

Det tråkiga är att det ser ut så här i det offentliga Sverige.

– Det tråkiga är att det ser ut så här i det offentliga Sverige. Upphandlings- och inköpsenheten är de som i första hand ska ta hand om pengarna som kommer in till verksamheten för att säkerställa behovet av produkter och tjänster. Ju proffsigare hantering, desto mer pengar till annat. Men det tänker man inte på från ledningens sida vid styrning och prioritering av resurser till upphandling och inköp.

Med lika delar mod, kunskap, envishet och erfarenhet börjar Björn Jacobsson omvandlingen. Han blandar och ger av korten som finns i leken för att vässa enhetens arbete. Snabbt konstaterar han att det inte finns tillräckligt med resurser i form av kompetens och kapacitet för att göra bra affärer.

Kategoristyrt upphandlings- och inköpsarbete införs liksom målstyrning och regelbundna uppföljningar, något som var okänt tidigare. Han får också ledningens godkännande att öka antalet medarbetare.

– Vi fastställde en upphandlings- och inköpstrategi för hela Migrationsverket, som dels hörsammar regeringens önskningar i den nationella upphandlingsstrategin, dels verkets behov av produkter och tjänster. Hela verksamheten involverades på ett annorlunda sätt än tidigare, säger han.

Men alla var inte riktigt med på tåget när nya arbetssätt introducerades. Förslag möttes med huvudskakningar från vissa håll, medan andra gjorde tummen upp. En fullt normal reaktion vid större förändringar i en organisation, menar Jacobsson.

Många medarbetare väljer att lämna enheten, samtidigt som de som stannar kvar är fulla av energi och nyfikenhet inför nya tankar och uppgifter. Ersättarna är nya unga hungriga medarbetare med bland annat erfarenhet från näringslivet. En stark framåtanda råder på enheten. Samtidigt börjar sjukfrånvaron att sjunka. Idag är siffran 2,5 procent jämfört med 4,6 procent 2016.

– Verket investerade i sex nya medarbetare, en ökning på enheten med 30 procent. När vi är fulltaliga ska vi vara 25 medarbetare. Tillskottet av fler affärsmässigt kompetenta medarbetare skapar förutsättningar att klara uppdraget, säger han.

Idag, tre år senare, visar enheten positiva resultat. Migrationsverket gjorde inköp av varor och tjänster för 1,6 miljarder kronor 2018 fördelade på 670 avtal och cirka 350 leverantörer. Årligen har man åstadkommit pris och kostnadssänkningar med cirka 25-30 miljoner kronor vilket ackumulerat över tre år innebär kostnadssänkningar för Migrationsverket med runt 160 miljoner.

Björn Jacobsson hoppas att ett nytt, mer professionellt bemötande ökar marknadens intresse att göra affärer. Han uppmanar små företagare att fortsätta delta i offentliga upphandlingar, inte kasta in handduken trots stora förfrågningsunderlag som upplevs ansträngande.

– Blir vi inte bättre som offentliga köpare och anpassar oss till marknaden, då stänger vi ute mindre företag. Vi vill ha in fler små och medelstora företag i upphandlingarna. Sverige bygger på småföretagare, har alltid gjort det.

Dessutom tror jag att de anställda tycker att det är roligare att jobba idag.

Förändringarna spiller även över internt. Inköps- och upphandlingsenheten kan sola sig i glansen av effektiva upphandlingar som sparar pengar åt verket.

– Dessutom tror jag att de anställda tycker att det är roligare att jobba idag. Har man skoj på jobbet, så går det ofta bättre.

Björn Jacobsson är nöjd med vad som har åstadkommits. Numera är det få internt som ifrågasätter utvecklingen på enheten.

– Vi vet vad vill göra, vad vi behöver göra. Nu gäller det att trimma metoder, finjustera, se till att otydligheter försvinner och vässa dialogen. Vi tar steg framåt, men det kan bli ännu bättre, säger han.

Toppnyheter

En stor del av de äldre är noga med att undvika andra. Henrik Montgomery/TT / TT NYHETSBYRÅN
undefined

70-plussare duktiga på att följa rekommendationerna

Personer över 70 är duktiga på att följa myndigheternas rekommendationer om att hålla sig för sig själva under coronapandemin. Det visar en undersökning från Göteborgs universitet där människor själva har fått skatta hur för väl de följer riktlinjerna.

Åtta av tio 71-åringar i undersökningen uppger att de undviker sociala kontakter.

– Det är ganska oschysst att säga att de äldre inte följer myndighetens rekommendationer för det ser vi klart i vår forskning att de faktiskt gör, säger Pär Bjälkebring, en av forskarna bakom undersökningen.

1 tim
Läs mer om Coronavirusets spridning – Sverige
Arkivbild. JOSH EDELSON / TT NYHETSBYRÅN
Coronavirusets spridning – globalt

Gilead: Remdesivir minskar risk att dö i covid-19 kraftigt

Behandling med substansen remdesivir minskar kraftigt risken att dö i covid-19 för svårt sjuka patienter, uppger läkemedelsbolaget Gilead i ett pressmeddelande. Enligt data från en studie som bolaget presenterade på fredagen minskade risken att dö med 62 procent jämfört med personer som fick standardbehandling.

Samtidigt uppger Gilead att det krävs fler kliniska studier för att utvärdera hur effektivt läkemedlet är.

Aktien tappade något efter nyheten men var ändå upp runt 2 procent i den tidiga handeln i New York.

3 tim
Arkivbilder, bröstoperationer. TT
undefined

Plastikkliniker ser rusning i coronapandemins spår

Plastikkliniker runt om i världen rapporterar en ökning av antalet skönhetsbehandlingar, rapporterar BBC.

Orsaken tros vara att personer som genomgår operationer under pandemin kan passa på att dölja ingreppen bakom ansiktsmasker – eller stanna hemma – utan att det uppfattas som märkligt.

Aaron Hernandez i Los Angeles har gjort en fillerbehandling.

– Att fixa läpparna är inte något som alla män gör, en del tycker att det är avvikande. Därför stannade jag hemma och återhämtade mig, och när jag går ut igen kommer ingen se vad jag gjort, säger han.

Idag 06:27
Läs mer om Coronavirusets spridning – globalt

Välj organisation

Få nyheter från den organisation du väljer
Dennis Martinsson. PAVEL KOUBEK/TT / TT NYHETSBYRÅN
Fallet Gui Minhai

Expert: Domen välskriven – lär står sig i hovrätten

Den friande domen om tidigare ambassadören Anna Lindstedt är välskriven och kommer troligen inte att ändras om den skulle överklagas till hovrätten. Den bedömningen gör Dennis Martinsson, universitetslektor i rättsvetenskap vid Stockholms universitet, som TT har pratat med.

Han säger också att den friande domen inte är förvånande.

– För ett fällande krävs att man i princip ska ha förhandlat med främmande makt utan godkännande från regering eller UD, och att det dessutom ska gå att bevisa, säger Martinsson.

Inte heller Kinaanalytikern Oscar Almén är förvånad. Han tror att Kina är nöjda med domen, eftersom den indikerat att landet inte varit inblandat.

– Det rapporteras knappt om det överhuvudtaget i kinesiska medier och den kinesiska ambassaden har gått ut och sagt att man inte har något med detta att göra, säger han till SVT Nyheter.

2 tim
Anna Lindstedt och den friande domen i Stockholms tingsrätt.  TT
undefined

Lindstedt glad och lättad efter den friande domen

Den tidigare Kinaambassadören Anna Lindstedt är glad och lättad efter den friande domen.

– Nu ska jag försöka komma tillbaka till ett normalt liv, säger hon till Dagens Nyheter.

Lindstedt åtalades för egenmäktighet i förhandling med främmande makt, men enligt Stockholms tingsrätt kan åklagaren inte bevisa att hon har ”förhandlat i en diplomatisk angelägenhet med någon som företrädde kinesiska statens intressen”. Även om hon hade gjort det hade hon varit behörig att göra detta i egenskap av ambassadör.

5 tim
Anna Flodin, rådman och rättens ordförande meddelar att Anna Lindstedt, tidigare ambassadör i Kina frias av tingsrätten. Christine Olsson/TT / TT NYHETSBYRÅN
undefined

Ex-ambassadör frias – fick förhandla med Kina

Den tidigare Kinaambassadören Anna Lindstedt frias från anklagelser om egenmäktighet vid förhandling med främmande makt. Det meddelar Stockholms tingsrätt.

Enligt Stockholms tingsrätt har åklagaren inte bevisat att hon har förhandlat i en diplomatisk angelägenhet med någon som företrädde kinesiska statens intressen. Rätten anser dock att Anna Lindstedt hade varit behörig att göra det i egenskap av ambassadör i Kina.

– Den åtalade ambassadören har haft rätt att förhandla med Kina, hon har varit ett behörigt ombud, säger rådmannen Anna Flodin på en pressträff.

Åtalet kretsade kring ett möte mellan Lindstedt, två kinesiska företagare och den fängslade förläggaren Gui Minhais dotter Angela Gui.

Idag 09:02
Läs mer om Fallet Gui Minhai